Excel-Prozesse automatisieren: Wann es sich lohnt und wie Sie es berechnen

In vielen Betrieben laufen wichtige Abläufe über Excel: Bestellungen abtippen, Listen zusammenkopieren, Monatsauswertungen von Hand bauen. Ob es sich lohnt, so einen Ablauf zu automatisieren, lässt sich vorab ziemlich gut abschätzen. Hier ist eine Rechenmethode, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen füllen können.

Wann lohnt es sich, einen Excel-Prozess zu automatisieren?

Automatisierung lohnt sich vor allem bei Abläufen, die regelmäßig wiederkehren, nach festen Regeln ablaufen und spürbar Zeit kosten. Je öfter derselbe Schritt von Hand erledigt wird, desto eher rechnet sich der einmalige Aufwand. Abläufe, die selten vorkommen oder jedes Mal anders sind, lassen Sie besser so, wie sie sind.

Typische Kandidaten

• Abtippen: Daten aus E-Mails, PDF-Formularen oder Bestellungen werden von Hand in eine Liste übertragen.
• Zusammenführen: Mehrere Excel-Dateien von Kollegen oder Standorten werden jede Woche zu einer Gesamtliste kopiert.
• Doppelte Pflege: Dieselben Kunden- oder Artikeldaten stehen in Excel und in einem anderen System und müssen abgeglichen werden.
• Berichte: Monatliche Auswertungen werden aus Rohdaten mit denselben Handgriffen zusammengebaut.
• Weitergabe: Listen werden per E-Mail verschickt, und niemand weiß genau, welcher Stand aktuell ist.

Wie berechnen Sie, ob sich die Automatisierung rechnet?

Sie vergleichen den Zeitaufwand, den der Ablauf heute pro Jahr kostet, mit den einmaligen und laufenden Kosten der Automatisierung. Die Grundformel ist einfach: Minuten pro Durchgang mal Anzahl der Durchgänge pro Jahr mal Stundensatz. Daraus ergibt sich, nach wie vielen Monaten sich der Aufwand ausgleicht.

Zeit pro Durchgang	Wie viele Minuten dauert der Ablauf einmal, inklusive Nachkontrolle und Korrekturen?
Häufigkeit	Wie oft im Jahr wird er erledigt? Täglich, wöchentlich, monatlich?
Stundensatz	Was kostet eine Arbeitsstunde der Person, die den Ablauf erledigt, inklusive Lohnnebenkosten?
Einmalige Kosten	Aufwand für Prozessaufnahme, Umsetzung, Tests und Einweisung laut Angebot.
Laufende Kosten	Betrieb, Wartung und Anpassungen pro Jahr, etwa bei geänderten Formaten.
Verbleibende Handarbeit	Welcher Anteil bleibt trotz Automatisierung, etwa Prüfen oder Freigeben?

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen

Mit dem Automatisierungs-Rechner rechnen Sie das direkt mit Ihren eigenen Zahlen. Die folgenden Werte sind ausgedachte Beispielzahlen, um die Methode zu zeigen. Sie sind keine gemessenen Ergebnisse und kein Versprechen für Ihren Ablauf. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Annahme	Beispielwert
Zeit pro Durchgang heute	30 Minuten
Durchgänge pro Jahr	220 (einmal pro Arbeitstag)
Stundensatz inklusive Nebenkosten	40 €
Verbleibende Zeit nach der Automatisierung	5 Minuten pro Durchgang zum Prüfen
Einmalige Kosten der Automatisierung	6.000 €
Laufende Kosten pro Jahr	800 €

So sieht die Rechnung mit diesen Annahmen aus:

1. Aufwand heute: 30 Minuten × 220 = 6.600 Minuten, also 110 Stunden pro Jahr. Bei 40 € pro Stunde sind das 4.400 €.
2. Aufwand danach: 5 Minuten × 220 = 1.100 Minuten, also gut 18 Stunden. Das sind rund 733 €.
3. Eingesparte Zeit: 4.400 € − 733 € = rund 3.667 € pro Jahr.
4. Abzüglich laufender Kosten: 3.667 € − 800 € = rund 2.867 € pro Jahr.
5. Ausgleich der einmaligen Kosten: 6.000 € ÷ 2.867 € ≈ 2,1 Jahre.

Mit diesen Beispielzahlen hätte sich der Aufwand nach gut zwei Jahren ausgeglichen. Läuft der Ablauf nur einmal pro Woche, sieht die Rechnung ganz anders aus. Genau deshalb lohnt es sich, die Zahlen für den eigenen Ablauf ehrlich zu erheben, am besten mit den Personen, die ihn täglich erledigen.

Was die Rechnung nicht abbildet

Die Zeitrechnung ist eine Untergrenze, weil einige Effekte schwer in Euro zu fassen sind. Nehmen Sie diese Punkte als Ergänzung in die Entscheidung auf, aber rechnen Sie sie nicht schön.

• Fehler: Tippfehler und veraltete Stände verursachen Nacharbeit, falsche Lieferungen oder Rückfragen.
• Abhängigkeit von Personen: Kennt nur eine Kollegin die Makros und Tricks der Liste, steht der Ablauf bei Urlaub oder Krankheit.
• Aktualität: Daten, die an einer Stelle gepflegt werden, sind für alle sofort auf dem gleichen Stand.
• Nachvollziehbarkeit: Wer hat was wann geändert? In einer Anwendung lässt sich das protokollieren.

Wann sollten Sie besser nicht automatisieren?

Nicht jeder Ablauf ist ein guter Kandidat. Zurückhaltung ist angebracht, wenn:

• der Ablauf selten vorkommt und schnell erledigt ist,
• sich die Regeln häufig ändern oder jeder Fall eine Einzelentscheidung braucht,
• die Eingangsdaten so uneinheitlich sind, dass ohnehin jemand jeden Datensatz ansehen muss,
• der Ablauf selbst unklar ist. Dann sollte er zuerst geordnet werden, bevor jemand ihn in Software gießt.

Manchmal reicht auch eine kleinere Lösung: eine bessere Vorlage, ein Import statt Abtippen oder eine Auswertung, die sich auf Knopfdruck aktualisiert. Excel muss dafür nicht ganz verschwinden.

So gehen Sie vor

1. Ablauf aufschreiben: Welche Schritte, welche Dateien, welche Systeme, wer ist beteiligt?
2. Zeit messen: Ein paar Durchgänge mitstoppen, statt zu schätzen.
3. Rechnung aufstellen: Mit der Methode oben und Ihren eigenen Zahlen.
4. Klein anfangen: Den Schritt mit dem größten Zeitaufwand zuerst automatisieren und mit echten Daten testen.

Wenn Sie einen konkreten Ablauf im Kopf haben, rechnen wir ihn im Automatisierungs-Check gemeinsam durch. Mehr zur Umsetzung steht unter Prozessautomatisierung und Schnittstellen & Integration.